Занятная математика: когда стоит присмотреться к коворкингам?

Александр Морозов, генеральный директор S.A. Ricci, в соавторстве с Маратом Ситдыковым, консультантом департамента офисной недвижимости S.A. Ricci, в статье на Rusbase рассказывает, что (и в каком случае) выгоднее – коворкинг или офис класса А.

 

Сегодня коворкинги (сервисные офисы) можно рассматривать как инновационную модель бизнеса и новую систему организации труда, основа которой – гибкость. Новый формат позволил небольшим компаниям/стартапам/фрилансерам наконец-то арендовать рабочие места в качественных зданиях в центральных бизнес-районах. До этого начинающему бизнесу приходилось довольствоваться зданиями класса В- и ниже, так как качественные БЦ обычно предлагают в аренду крупные площади (от этажа или от 1000 кв. м). Гибкий подход полностью перевернул представление об аренде офиса и дал арендаторам новые преимущества:

 

  • Возможность выбрать подходящий формат помещения: коворкинги, мини-офисы, гибридные пространства;
  • Возможность моментального въезда в офис без капитальных затрат на ремонт;
  • Краткосрочная аренда, например, под проектную группу или на время ремонта в собственном офисе;
  • Выгодные варианты среднесрочной аренды для некрупной компании: например, при аренде 500 – 700 кв. м сроком на 2-4 года сервисный офис станет финансово выгодным решением;
  • Аренда любого количества и любой комбинации рабочих мест. В том числе с опцией последующего расширения/уменьшения площадей при изменении численности сотрудников.

 

В последние годы крупные компании и корпорации обращают все больше внимания на коворкинги, позволяющие сэкономить на рабочих местах. Во-первых, на одно рабочее место в коворкинге в среднем приходится всего 6 кв. м (с учетом общих зон), в то время как в классическом офисе – 8-10 кв. м. Во-вторых, в офисах постоянно занятыми остаются только около 70% рабочих мест, остальные 30% простаивают. Коворкинги позволяют арендовать столько мест, сколько требуется на данный момент и сэкономить до 15-20% площадей (часть помещений в любом случае отводится под дополнительные зоны). На российском рынке в сторону гибких рабочих пространств начинают поглядывать такие крупные игроки, как Huawei, «Открытие», «СибИнтек», «Ростелеком», Сбербанк, «Яндекс».

 

Что почем?

 

Чтобы разобраться, насколько коворкинг может быть выгоднее (и выгоднее ли?) традиционной аренды, эксперты S.A. Ricci провели небольшое исследование. В качестве примеров мы сопоставили два предполагаемых запроса:

  • Запрос №1. Аренда помещения для небольшой компании/проектной группы (70 сотрудников) на короткий срок (2 года);
  • Запрос №2. Аренда помещения для штата крупной компании (550 сотрудников) на длительный срок (5 лет).

Для проведения корректного расчета следует принимать некоторые допущения (индексацию базовой ставки в обычном офисе, индексацию паркинга и т.д.) и иметь в виду, что каждый запрос индивидуален, а универсального метода расчета просто не существует. Итак, рассмотрим возможные сценарии для этих двух запросов.

 

Сценарии для Запроса №1 (размещение 70 сотрудников):

 

Арендаторы оперируют понятием «рабочих мест», которое выражается в квадратных метрах арендуемых площадей. Для штата в 70 человек по «высоким» стандартам площадь офиса рассчитывается, исходя из 10 кв. м на человека. На практике офиса в 600 кв. м будет достаточно для комфортной рассадки 70 сотрудников. В данном исследовании мы рассматриваем качественные площади класса А как для сервисного офиса (коворкинга), так и для традиционной аренды. Обеспеченность площадью в коворкинге аналогичного класса будет сопоставима.

 

Основные вводные Запроса №1 (70 мест на 2 года):

 

Зона

Садовое кольцо

Класс здания

А

Дата начала аренды

Июнь 2019 г.

Количество рабочих мест

70

Предполагаемый срок аренды

24 месяца (2 года)

 

Сценарий 1. Коворкинг на 70 человек

Стоимость аренды рассчитывается просто, поскольку изначально номинируется в расчете на 1 рабочее место. Учитывая местоположение и класс здания, рыночная стоимость составит 35 тыс. руб. за рабочее место в месяц (вкл. НДС). Без НДС годовая стоимость места составит 350 тыс. рублей. Годовая аренда мест на всю команду обойдется в 29,4 млн рублей. (вкл. НДС), а бюджет на 2 года составит 58,8 млн рублей.

Сценарий 2. Офис на 70 человек

При аренде собственного офиса цифра изначально кажется более привлекательной. Арендная ставка с учетом заданных параметров может составлять порядка 25 тыс. рублей. за кв. м в год без НДС. Также необходимо выплачивать операционные платежи управляющей компании БЦ (7,5 тыс. рублей на кв. м), платить за электроэнергию, воду и т.п. В итоге среднегодовой платеж за 1 кв. м офиса будет составлять порядка 40 тыс. рублей, включая все возможные платежи и налоги. Стоимость арендуемого офиса за два года составит 48 млн рублей. (вкл. НДС). Казалось бы, мы можем сэкономить более 10 млн рублей, не так ли?

Однако, не забывайте, что при переезде и обустройстве офиса в БЦ арендатору на начальном этапе приходится вкладываться в помещение. Статья расходов при переезде при традиционной аренде включает:

 

  1. Расходы на ремонт и отделку – от 15 тыс. рублей на кв. м, в среднем – 25-35 тыс. рублей за кв. м (включая налоги). Верхней границы нет – все зависит от пожеланий и стандартов клиента. Рассмотрим вариант разумной качественной отделки по цене 30 тыс. рублей за кв. м, включающей создание дизайна проекта, строительно-монтажные и инженерные работы, закупку материалов и т.д. Следовательно, бюджет проекта увеличится на 18 млн рублей.
  2. Стоимость переезда. Для офиса заданного размера стоимость переезда может составлять от 50 до 200 тыс. рублей и будет зависеть от объемов меблировки, документации, оргтехники и т.д. При этом мебель, взятая из прежнего офиса, часто оказывается физически и морально устаревшей. Предположим, что вместо старой мебели компания закупает новую. Стоимость переезда в таком случае составит порядка 100 тыс. рублей.
  3. Меблировка на все помещение для выбранного класса составит порядка 3,5 млн из расчета 50 тыс. рублей на 1 рабочее место.
  4. Скорее всего, придется закупать также новую оргтехнику – принтеры, МФУ, экраны и т.п. Учитывая горизонт планирования на 2 года, скромно предположим, что стоимость закупки составит не более 1 млн рублей.
  5. Стоит вспомнить и об операционных затратах на внутреннее содержание офиса: услуги связи (телефония, интернет), оплата услуг офис-менеджера и клининга, расходы на печать (бумага + картриджи), расходы на кофе-поинты и базовые снеки. В коворкинге заданного класса такие услуги входят в стоимость аренды. Для собственного офиса статья затрат будет составлять порядка 3 млн рублей.

 

Что же мы имеем в результате? Перед вами расчет экономической эффективности аренды в обычном бизнес-центре и в коворкинге для размещения команды на 70 сотрудников на 2 года. 

 

Сравнительные итоги по Запросу №1 (70 мест на 2 года):

 

Параметр

Сценарий 1. Коворкинг (сервисный офис)

Сценарий 2. Традиционный офис

Аренда

58,8 млн рублей

48 млн рублей

Расходы на отделку

Включено в аренду

18 млн рублей

Расходы на меблировку

Включено в аренду

3,5 млн рублей

Расходы на оргтехнику

Включено в аренду

1 млн рублей

Расходы на переезд

0,1 млн рублей

0,1 млн рублей

Операционное содержание

Включено в аренду

3 млн рублей

Итого

58,9 млн рублей

73,6 млн рублей

 

Как мы видим, экономия за 2 года составит 14,7 млн рублей в пользу коворкинга, что равняется 25% от стоимости коворкинга за двухлетний период.

Конечно, в данном расчете мы не учитываем ряд факторов, возникающих в реальной жизни. Например, капитальные затраты на офис будут амортизироваться, денежные потоки нужно будет дисконтировать, арендатор может переехать со своей мебелью и оргтехникой, существует вероятность арендных каникул, индексации арендных ставок и т.д. Однако, подыскивая офис на короткий срок (до 2-х лет), мы понимаем, что речь идет о проектной команде, стартапе, новом подразделении, будущее которого не определено. Оплачивая рабочие места в коворкинге, компания может пользоваться общими пространствами и сервисами, экономя на административных ресурсах. А главным преимуществом становится высокая степень гибкости. Необязательно арендовать все 70 мест сразу: их можно добирать в течение нескольких месяцев или года, либо же отказаться за ненадобностью. При краткосрочном планировании (до 2-х лет) сценарий с коворкингом окажется выгоднее стандартного офиса. Итог – 1:0 в пользу сервисного офиса.

Сценарии для Запроса №2 (размещение 550 сотрудников):

Теперь рассмотрим ситуацию, когда крупной компании требуется подобрать офис на 5 лет для размещения 550 человек. Принимая во внимание продолжительный срок, мы будем учитывать индексацию арендных платежей (5% для всех сценариев).

За счет большого объема офиса эффективное использование пространства может быть выше. Опыт показывает, что площадь в 3 800 кв. м будет достаточной для размещения указанного штата, несмотря на то, что коэффициент использования площадей составит порядка 7 кв. м на сотрудника.

Основные вводные Запроса №2 (550 мест на 5 лет):

 

Зона

Садовое кольцо

Класс здания

А

Дата начала аренды

Июнь 2019 г.

Количество рабочих мест

550

Предполагаемый срок аренды

60 месяцев (5 лет)

 

Сценарий 1. Коворкинг на 550 человек

Проблемой при аренде коворкинга может стать объем рабочих мест. Многие коворкинги сегодня просто не располагают площадями, способными вместить 550 человек. Рассчитывая стоимость аренды сервисного офиса, мы говорим о «количестве рабочих мест», умножая этот параметр на стоимость одного раб. м. (вкл. НДС). Принимая во внимание большое количество арендуемых мест, предположим скидку порядка 5%. Тогда одно место будет стоить 33 тыс. рублей в месяц (вкл. НДС), то есть бюджет проекта на 5 лет составит 1,2 млрд рублей.

Сценарий 2. Офис на 550 человек

Рассчитываем затраты на переезд большой компании в новый офис и его обустройство по аналогии с предыдущим запросом:

  1. Расходы на ремонт и отделку составят 27 тыс. рублей за кв. м, включая налоги. Стоимость (в расчете на 1 кв. м) будет ниже, чем в Запросе №1, благодаря эффекту масштаба.
  2. Стоимость переезда за 1 рабочее место в данном случае составит 3 тыс. рублей при переезде в офис и 2 тыс. рублей – в коворкинг.
  3. Меблировка. Стоимость составит 5,5 млн рублей (считаем, что в первый год обновляется 20% мебели).
  4. Оргтехника. Обновление 50% всей оргтехники в течение 5 лет из расчета составит 60 тыс. рублей на 1 рабочее место.
  5. Операционное обслуживание офиса составит 3,5 тыс. рублей на кв. м в год.

Арендные каникулы в данных расчетах мы не учитываем, поскольку компании все равно придется платить за второй офис, пока в арендованном будет проводиться ремонт.

 

Сравнительные итоги по Запросу №2 (550 мест на 5 лет):

 

Параметр

Сценарий 1. Коворкинг (сервисный офис)

Сценарий 2. Традиционный офис

Аренда

1 203 млн рублей

839,9 млн рублей

Расходы на отделку

Включено в аренду

102,6 млн рублей

Расходы на меблировку

Включено в аренду

8,2 млн рублей

Расходы на оргтехнику

Включено в аренду

16,5 млн рублей

Расходы на переезд

1,1 млн рублей

1,7 млн рублей

Операционное содержание

Включено в аренду

73,5 млн рублей

Итого

1 204,6 млн рублей

1 042,4 млн рублей

 

Итак, для крупной компании использовать коворкинг в течение долгого времени менее выгодно, чем арендовать собственный офис. Несмотря на вложения в ремонт, частичное обновление меблировки и оргтехники, затраты на содержание, экономия при аренде собственного офиса все равно составит порядка 160 млн рублей. Конечно, в первый год затраты при традиционной аренде будут существенно выше (вопрос об изменении стоимости денег во времени). Однако даже с применением дисконтирования в 16% сумма экономии на аренду собственного офиса сроком на 5 лет составит порядка 100 млн рублей.

 

Перспективы сегмента

 

Совершенно очевидно, что вариант гибкого рабочего пространства может иметь преимущества перед традиционной арендой, но перед принятием решения нужно тщательно рассчитать финансовую модель. Наше исследование показало, что для небольшой компании, арендующий помещение на пару лет, коворкинг будет в разы выгоднее классического офиса. В случае с крупными компаниями нужно рассматривать каждый конкретный кейс. Например, если большая компания подыскивает помещение сроком на 2-3 года, пока строится ее собственный офис, временная аренда коворкинга будет финансово выгодной, однако при долгосрочной аренде вряд ли станет экономически целесообразным решением.

В любом случае потенциал сегмента огромен. «Гибкость» сегодня становится не только модным трендом, но и способом оптимизации затрат. Нет сомнений, что дефицит качественных офисных площадей, который мы наблюдаем сегодня на рынке, и следующий за ним постепенный рост ставок аренды в ключевых районах (центре и ММДЦ «Москва-Сити») станут еще одним фактором, стимулирующим спрос на гибкие решения.